Effektivität und Effizienz mit Excel?

Von Heinrich Serwas

Sie erwischen sich sicherlich auch immer wieder mal dabei, alle möglichen Tabellen und Adresslisten in Excel aufzubereiten. Die Frage ist also nicht, ob wir Excel benutzen, sondern wann es effektiv ist und in welchen Fällen wir wirklich effizient sind mit Excel. Wir haben über die Jahre ein Instrumentarium zusammengetragen und benutzen es für die Bereinigung von Excel-Listen bei vielen Ad-Hoc-Aufgaben. Wir wollen einige Erfahrungen weitergeben und an Beispielen zeigen, wo der Platz für Excel in der Listenaufbereitung ist.

Aktuelle Daten liegen dem Vertrieb oder Marketing oft in unsauberer Form vor. Insbesondere, wenn sie ad-hoc gesammelt wurden: aus dem Internet, aus Berichten, Statistiken und weiteren Quellen. Was heißt, nicht effektiv sein in Vertrieb oder Marketing? Fehlende Adressdaten in meinem CRM-System haben den Effekt, dass ich die Kunden nicht ansprechen kann. Sie fehlen mir, um effektiv etwas durchführen zu können, was zu meinen ureigensten Aufgaben in Vertrieb und Marketing gehört. Hätte ich nun die Möglichkeit, mir die Daten in Excel-Listen aufzubereiten, dann könnte ich sie ins CRM laden oder als Adressquelle für den Serienbrief benutzen. Effektiv meine Ideen im Vertrieb oder Marketing umzusetzen ist mein Ziel. Wie trivial mutet es bei all den ausgeklügelten Methoden und Systemen an, dass uns für die effektive Umsetzung oft die Daten in geeigneter Form fehlen. Was bedeutet effizient sein in Vertrieb und Marketing? Die Fachabteilungen wenden viel Zeit für die notwendige (manuelle) Datenbearbeitung auf. Das hat Vorteile: Kein Investitionsantrag, keiner fragt nach, keine Rechtfertigungen nach Außen zu anderen Abteilungen. Aber, ist das effizient? Effizient wäre, wenn ich hundert oder mehr Datensätze in wenigen Minuten bereinigen könnte. Auch wenn die Ausgangdaten wie gordische Knoten erscheinen. Effizient wäre es, ein Schwert zu haben, um den gordischen Knoten zu durchschlagen. Wo liegt das Problem mit Excel und der Listenbereinigung? Excel kann zwar Listen filtern oder sortieren, aber für Aufgaben, wie

  • Daten in der Zelle bereinigen,   
  • Daten aus einer Zelle auslesen,

aus vorhandenen Daten automatisch neue Listen extrahieren,
dafür hat Excel nur sehr begrenzte Funktionen zur Verfügung. Zumindest wenn man sich mit der Programmierung nicht gut auskennt, bleibt nur die manuelle Bearbeitung:

  • Man stellt den Cursor in jede Zelle, löscht die unerwünschten Zeichen mit der Entf-Taste.
  • Man sucht mit dem Auge nach den Daten in der Zelle, markiert sie mit dem Cursor und kopiert sie manuell in eine andere Spalte.
  • Man stellt eine neue Liste mit Kopieren und Einfügen zusammen.

Wie wäre es, wenn Sie es automatisieren könnten? Stellen Sie sich vor, Sie hätten in Excel die entsprechenden Menüs zur Verfügung, die Ihnen genau die Aufgaben erleichtern, die wir oben skizziert haben. Genauer gesagt heißt das:

  • Daten von etwaigen Sonderzeichen befreien
  • Auslesen hinter/vor diesem oder jenem Zeichen
  • Datensätze nach Ihrem Kriterium in eine neue Tabelle schreiben
  • Zeile zur Spalte machen… oder umgekehrt
  • Leerstellen am Zellanfang löschen
  • Datensätze löschen, die nicht dem Kriterium entsprechen
  • alle Datensätze auslesen, mit Zahl hinterm Text / oder umgekehrt
  • hinter/vor dem Xten Trennzeichen auslesen usw.

Wir haben uns ein solches Standard-Menü geschaffen. Und so geht man vor: Die einzelnen Schritte zu erkennen, fällt niemandem schwer. Schaut man sich eine Liste an, fällt einem bestimmt etwas auf, das hier geändert werden muss. Wenn man die Daten-Klumpen vor sich hat, die wie ein gordischer Knoten anmuten, dann muss man sich Schritt für Schritt an den sauberen Datensatz heranarbeiten. Mal werden drei, mal zehn Schritte notwendig sein. Wenn wir aber die Zeitersparnis betrachten, so kommen wir auf schier unglaubliche Effizienz.

Selbst wenn Sie ad-hoc ansetzen Daten zu bereinigen, werden Sie sich eine Struktur vornehmen. Es empfiehlt sich, jeden Bereinigungsschritt als Workflow zu organisieren:

1. Daten markieren,

2. Sicherungskopie,

3. Suchkriterien definieren,

4. Einfüge-/Lösch-Zeichen bestimmen,

5. Verarbeitung.

So lässt sich beispielsweise aus 30.000 Adress-Zeilen mit vier verschiedenen Trennzeichen in jeder Zelle in weniger als acht Minuten auf einem PC mittlerer Geschwindigkeit eine Adress-Tabelle mit sechs Spalten erzeugen.

Anwender haben unsere Standard-Workflows schon auf viele andere Daten angewendet, nicht nur auf Adresslisten: Alle Daten, die Struktur aufweisen, kann man systematisch auslesen, Schritt für Schritt. Zum Beispiel Menüpunkte aus Programmcode herausfiltern. Das ist einfach, weil Programmcode immer dort, wo ein Menüeintrag steht, das gleiche Muster aufweist: „Caption“. Diesen String kann man als Suchkriterium angeben, um die entsprechenden Zeilen in eine neue Liste schreiben zu lassen. Danach wurden noch der unerwünschte Text vor einem definierten Zeichen abgeschnitten und die Anführungszeichen  sowie ein Sonderzeichen eliminiert. Eine Arbeit, die manuell 30 Minuten gedauert hätte, wurde in sieben Minuten erledigt.

Was ist die Quintessenz? Wir haben erfahren, dass wir für die Aufbereitung von Datenlisten nur noch so viel Zeit aufwenden, wie wir früher für die Beschreibung der Aufgabe und Spezifikation der Anforderung brauchten, die wir einem Programmierer gaben, der für uns Daten aufbereitet hat. Selbst das ad-hoc-Arbeiten im Schritt für Schritt-Verfahren ohne vorherige Planung der Schritte führt uns immer wieder schnell zum Ziel.

Vorteile aus Mitarbeitersicht:

  1. Effizienz und Effektivität: Wichtig ist natürlich die Zeitersparnis, aber der persönlich höher geschätzte Nutzen liegt in der Möglichkeit, heute etwas zu bewerkstelligen, was vorher nicht möglich war. Ad-hoc etwas ausprobieren, z.B. zu sehen, wie groß der Verteiler wird, ob eine Untergruppe von Daten vollständige Felderfüllung hat? Wenn nicht, dass man dann sofort das Excel-Sheet an denjenigen weitergeben kann, der in seinem Vertriebsgebiet in der Lage ist, es zu vervollständigen. Das sind wesentliche Merkmale von höherer Effektivität im Vertrieb oder Marketing.
  2. Unabhängigkeit: Die Unabhängigkeit von Spezialisten ist spürbar. Die Abhängigkeit von sauber gelieferten Daten, unter der man gelitten hat, ist weitgehend aufgehoben.
  3. Klimaverbesserung: Die Spannungen mit den Daten-Lieferanten im eigenen Betrieb und den Daten-Abnehmern (zumeist ein Mitarbeiter aus der EDV oder der CRM-Administrator), die der Vertrieb oft in dieser Dopplung hat, konnten im Betrieb und in Projekten abgebaut werden.

Heinrich Serwas
(54) 20 Jahre Vertriebsdirektor in Konzernen und Mittelstand, heute Business-Development-/CRM-Berater. Excel-Prototyp bei: h.serwas@list-aid.com